Wat is de Groepsadministratie?
De Groepsadministratie (kort= GA) van Scouts en Gidsen Vlaanderen is de grote database met alle gegevens van alle leden en leiding. Sinds een aantal jaar werken wij via deze weg om de contactgegevens en individuele steekkaarten van de leden te verkrijgen. Het is de bedoeling dat ouders deze zelf invullen, controleren en ‘ondertekenen’. Gegevens die in de Groepsadministratie staan zijn zichtbaar voor de tak- en groepsleiding. Eens deze gegevens één keer ingevuld zijn in de Groepsadministratie volstaat het om bij de aanvang van volgende scoutsjaren de informatie na te kijken en eventueel aan te passen. Op lange termijn maakt dit de administratie voor zowel ouders als leiding een pak gemakkelijker!
Hoe werkt het?
Inloggen
Voor elk lid moet een account aangemaakt worden op de Groepsadministratie. Bestaande leden of leden die al eens lid van onze scouts waren, maken een account aan met hun lidnummer. Dit lidnummer staat op de lidkaart van Scouts en Gidsen Vlaanderen en wordt bij de allereerste inschrijving gestuurd door de groepsleiding via mail. Indien je dit lidnummer toch niet ontvangen hebt of verloren bent, neem dan contact op met de groepsleiding via groepsleiding@scoutsassent.be. Nieuwe leden kunnen terecht onder het tabblad ‘Nieuwe leden’ om deze inschrijving te maken, en later terug naar deze pagina komen.
Stap 1:
Ga naar https://groepsadmin.scoutsengidsenvlaanderen.be/groepsadmin
Stap 2:
Indien u al een login heeft, log in en ga naar Stap 5, anders: klik op ‘Registreren’.
Stap 3:
Vul uw gegevens in. Bij deze eerste stap geef je het lidnummer in (dat je normaal gezien van de groepsleiding via mail kreeg). Bij de tweede stap kan je een gebruikersnaam en een wachtwoord kiezen; Let op, deze gebruikersnaam kan niet meer veranderd worden, het wachtwoord wel. Als alle gegevens ingevuld zijn druk je op ‘Scouts en Gidsen Vlaanderen-login aanmaken’. Het e-mailadres dat u heeft opgegeven zal trouwens gebruikt worden om alle info omtrent de Groepsadministratie naar te verzenden. Indien u dit later wenst te wijzigen, dan kan je dat veranderen eenmaal je bent ingelogd.
Stap 4:
Er wordt nu een e-mail verstuurd naar het opgegeven e-mailadres en van daaruit kan u inloggen in de Groepsadministratie.
Contactgegevens en individuele steekkaart aanpassen
Stap 5:
Eens je ingelogd bent in de Groepsadministratie kan je gegevens beginnen aanpassen naar wens. Dit doe je door op de tegel ‘mijn gegevens’ te klikken.
Stap 6:
Allereerst kom je uit bij de contactgegevens. Als er bepaalde gegevens fout zijn of ontbreken, kan je die hier aanpassen.
Om een fiscaal attest te krijgen voor de extra betalende activiteiten -14j, zoals een kamp of weekend, is het belangrijk om het rijksregisternummer van het lid zelf in te vullen. De leiding kan het rijksregisternummer niet zien, zij zien alleen een vinkje of het rijksregisternummer al dan niet ingevuld is.
Wat ook zeer belangrijk is om aan te passen is de individuele steekkaart. Dit is een ander woord voor medische fiche en bevat cruciale informatie die we moeten weten over uw kind. Deze vindt u bij de gelijknamige tegel op de homepagina. Lees de informatie bovenaan aandachtig door en vul de steekkaart zo volledig mogelijk in zodat wij zo goed mogelijk op de hoogte zijn van bepaalde aandachtspunten van uw kind. Wanneer de steekkaart ingevuld is, klik je op ‘Opslaan en goedkeuren’.
Stap 7 (jonggivers en givers):
Van oudere leden (jonggivers en givers) hebben wij graag nog een e-mailadres en gsm-nummer, als ze dit al hebben. Dit kan je ook toevoegen bij ‘mijn gegevens’. Vergeet niet op ‘Bewaar’ te klikken.
Stap 8:
Na al deze stappen doorlopen te hebben, is de inschrijving bijna in orde!
Het enige wat nu nog moet gebeuren, is de betaling van het lidgeld. Gelieve het bedrag van €90 te storten op rekeningnummer BE85 7343 0214 5006 met vermelding van naam en tak van jouw kind. LET OP: de inschrijving is pas voltooid wanneer wij de betaling ontvangen.
Voor wie het financieel wat moeilijker heeft, bestaat het verminderd lidgeld. Je betaald dan 30 euro lidgeld en vinkt dit als optie aan in de groepsadministratie.
